Zdarzało Ci się wydłużać czas pracy i nie widzieć lepszych efektów pomimo wielu godzin spędzonych przy komputerze? Rozpisujesz zadania na każdy dzień, ale jeszcze nigdy nie udało Ci się zrealizować wszystkich? Dowiedz się, jak być produktywnym dzięki wdrożeniu kilku prostych metod, które sprawdzą się zarówno w biurze, jak i podczas home office.
Produktywność a wydajność – jaka jest różnica?
Produktywność i wydajność są pojęciami używanymi zamiennie, ale mają inne znaczenia. W przypadku wydajności skupiamy się na ilości wykonanej pracy w określonym czasie i eliminacji czynności, które przeszkadzają w osiągnięciu celu. Przykładem wydajności jest odpisanie na większą liczbę e-mali przez specjalistę ds. sprzedaży czy wyretuszowanie większej liczby zdjęć przez fotografa.
Jeżeli chcemy być nie tylko wydajnymi, ale także produktywnymi pracownikami, nie możemy patrzeć wyłącznie na liczbę zrealizowanych zadań, ponieważ takie podejście przybliża nas do traktowania produktywności negatywnie – wyłącznie jako pracy na akord. Tymczasem bardzo ważna jest jakość pracy i poziom zadowolenia z efektów.
W tym znaczeniu nie jest istotna sama liczba ofert wysłanych do klientów, ale także liczba i jakość odpowiedzi zwrotnych. Fotograf poświęca tyle czasu na obróbkę zdjęcia, ile uznaje za słuszne, aby osiągnąć pożądany efekt. Ważne, aby ten czas został przepracowany, a nie częściowo zmarnowany np. w mediach społecznościowych, które są jednymi z głównych rozpraszaczy.
Jak ulepszyć produktywność pracy?
Szukając sposobów na poprawę produktywności, warto zacząć od eliminacji wspomnianych rozpraszaczy. Można ich śmiało nazwać wrogami koncentracji.
Może Ci się wydawać, że przerwanie pracy na scrollowanie Facebooka bez większego celu nie zajmuje Ci dużo czasu, ale po pierwsze – powrót do pełnego skupienia nad zadaniem po niezaplanowanym, nagłym oderwaniu się od niego zajmuje nawet do pół godziny. Po drugie – nawet jeżeli przegląd nowych postów na Facebooku zajmuje Ci ok. 6 minut, rozpraszając się 20 razy w ciągu dnia, tracisz nawet 2 godziny!
W ocenie czasu przeznaczonego na rozpraszacze może pomóc Ci program RescueTime. Działa w tle i analizuje, ile czasu spędzasz w mediach społecznościowych i innych stronach w internecie. Jeżeli wyniki będą dla Ciebie wyjątkowo szokujące, możesz użyć kolejnej aplikacji, np. Freedom, w której ustawisz blokowanie określonych stron w godzinach pracy.
Ulepszając produktywność pracy, zmodyfikuj listę planów na dany dzień. Prawdopodobnie nieprawidłowo oceniasz czas, którego potrzebujesz na realizację poszczególnych zadań, więc wpisujesz ich za dużo do kalendarza.
Uwzględnij nie tylko czas na wykonanie każdego zadania, ale zaplanuj ich realizację we właściwej kolejności. Możesz zacząć od jednego łatwego zadania na rozgrzewkę, które da Ci poczucie efektywności i pomoże wejść w rytm, a następnie zająć się czymś trudniejszym i bardziej czasochłonnym, czego zrealizowanie usatysfakcjonuje Cię najbardziej tego dnia.
Dobrym pomysłem jest praca w blokach. Ich długość to kwestia indywidualna – jednej osobie będzie odpowiadało robienie przerw po 25 minutach, drugiej – dopiero po 40 minutach. Z tego powodu warto przetestować popularną technikę Pomodoro w różnych konfiguracjach, aby odnaleźć optymalny wariant dla siebie.
Pamiętaj także, aby realizować zadania po kolei. Chaotyczne przemieszczanie się między punktami na liście może sprawić, że nie ukończysz żadnego zadania w 100% i będziesz mieć trudności z osiągnięciem pełnego skupienia.